il location management è l’attività di gestione delle location, che consiste nel trovare, prenotare, organizzare e coordinare gli spazi per eventi.

Location Management: come trovare la giusta location per il tuo evento

Trovare la location giusta per i tuoi eventi è sempre molto difficile.

Il Location Management è la disciplina che si concentra sull’ottimizzazione dell’uso degli spazi per eventi, sia per gli eventi interni dell’azienda, che per quelli esterni.

Il location management richiede una pianificazione strategica e un’attenta valutazione delle esigenze specifiche dell’evento, come:

• il numero di partecipanti
• la durata dell’evento
• la tipologia dell’evento
• le attrezzature necessarie
• il budget a disposizione

Inoltre, il location management implica la scelta della location giusta, in base alle esigenze dell’evento e al pubblico per cui è pensato l’evento.

La gestione delle location può essere svolta internamente dall’azienda, ma sempre più spesso viene affidata a professionisti del settore, come gli event planner e le agenzie specializzate nella gestione degli eventi.

Grazie alla loro esperienza e conoscenza del settore, questi professionisti possono garantire un servizio di alta qualità, gestendo in modo efficiente tutte le fasi del location management: dall’analisi delle esigenze del cliente alla scelta della location ideale, fino alla gestione logistica dell’evento stesso.

Immagina la location perfetta

Il Location management opera quindi nell’ambito dell’organizzazione di eventi, ma non solo

Molte attività di marketing e non necessitano di servizi di location management: produzioni video&film, set fotografici e attività pubblicitarie di qualsiasi tipologia.

Ma per raggiungere i tuoi obiettivi di marketing devi trovare la location perfetta per le tue necessità: un castello, una villa, una barca, saranno la scelta giusta per quel tuo evento.

Nella realizzazione di un video o di un servizio fotografico, nell’organizzazione di eventi, la Location giusta è fondamentale per far esaltare il tuo messaggio.

La figura che si occupa di cercare e trovare la location giusta per i tuoi obiettivi è proprio il Location Manager.

Ma esattamente di cosa si occupa il Location Manager?

Lo abbiamo detto il lavoro di location management è quell’attivitò che si occupa di cercare e trovare luoghi, ambientazioni, location giuste per il nostro obiettivo.

tutto qui? si!

e no…

infatti oltre alla ricerca delle strutture, delle aree, delle ambientazioni,  il Location Manager segue tutte le fasi relative alla scelta della location, dallo scouting all’adattamento della stessa perchè sia perfetta per il tuo obiettivo.

e’ certamente diverso segliere una location per uno spot pubblicitario o per un servizio fotografico o per una serie TV, per la realizzazione di un film, per l’organizzazione di un evento aziendale o di un matrimonio.

L’altro aspetto del lavoro del location manager è la funzione di raccordo tra le esigenze del cliente e le necessità e i vincoli del “padrone di casa”.

Chi si occupa di location management, ha il delicato ruolo di coniugare esigenze, spesso anche molto diverse.

Le richieste del cliente

Definire in modo specifico e chiaro le esigenze del cliente è il modo giusto di iniziare un processo di selezione delle location.

Quindi la primissima cosa che si deve fare nel location management è “parlare” con il cliente, intervistarlo con un metodo che permetta di chiarire le esigenze manifeste, ma anche quelle intangibili.

Dobbiamo quindi capire l’obiettivo anche attraverso il nostro interlocutore: un art director, un marketing manager, un produttore, uno scenografo, una sposa…

Il location manager dovrà chiarire appunto l’obiettivo primario, comprendere l’atmosfera che si desidera ma anche elementi chiave fondamentali:

• durata
• budget
• tipo di evento
• quante persone saranno coinvolte

La scelta di una location per una cena aziendale di 50 persone sarà ben diversa dalla scelta per la produzione di una serie TV.

Cercare una location per eventi aziendali sarà completamente diverso che cercare una location per matrimoni.

Solo a questo punto si potrà iniziare la ricerca e la selezione della location, degli spazi e delle aree migliori per soddisfare il proprio cliente.,

La ricerca della Location

Ma da dove inizia il nostro location manager la sua ricerca?

I location manager probabilmente avranno un portafoglio di location che conoscono bene e che possono già proporre o scartare in base al brief ricevuto dal cliente.

Ma ovviamente sarebbe riduttivo scegliere in un panel ridotto e quindi il lavoro iniziale di ricerca, parte proprio dai motori di ricerca, da Google, da Bing, etc.

Questo è il motivo percui, noi di Mare Consulting suggeriamo alle location di avere un buona visibilità del brand e investire sulla SEO (Search Engine Optimization) per posizionarsi nelle prime posizione di Google e dei motori di ricerca.

A questo punto avremo una serie di opzioni sul tavolo.

Scremeremo una short list e a questo punto è buona norma, fare i sopralluoghi delle location per verificare di persona gli spazi e l’ambientazione.

Dopo aver fatto un’attenta selezione il location manager è pronto a inviarle al cliente…

Nella “short list” delle location scelte, solitamente si inviano le seguenti informazioni:

• Budget di spesa per gli spazi richiesti
• descrizione aree
• planimetrie
• presentazione fotografica

Inoltre è buona norma accompagnare il tutto con una valutazione tecnico funzionale della location che permetta al cliente di orientarsi anche rispetto a valutazioni professionali.

Sopralluogo con il cliente

Il cliente normalmente si orienterà su alcune di queste proposte, ora è il momento di fare il sopralluogo delle location con il cliente.

Un buon location manager, dovrà far capire al cliente vantaggi e svantaggi di ogni location, per permettergli di fare la scelta migliore in relazione al suo obiettivo.

Ricordiamoci che non esiste una location perfetta. Tutte, anche le più blasonate, hanno pregi e difetti…

E’ compito del location management comprendere quali pregi e quali difetti della location mappano meglio le esigenze del cliente.

Fatte le dovute considerazioni, il cliente seglierà la SUA location.

Passiamo all’azione

In alcuni casi, il location manager è chiamato a gestire anche aspetti più operativi come la definizione del contratto, la gestione di tutti i permessi necessari (dall’occupazione di suolo pubblico, alla SCIA, alla richiesta di permessi di riprese con drone etc.)

Inoltre il location manager spesso è incaricato della gestione della logistica e degli allestimenti necessari per la realizzazione dell’evento, del set etc.

Durante lo svolgimento dell’evento il location manager dovrà essere presente e coadiuvare l’organizzazione e i “proprietari” della location in modo che siano vicendevolmente soddisfatti.

Le caratteristiche che un Location Manager deve avere

Vuoi diventare location manager? pensi di essere tagliato per questo ruolo?

“Nessuno nasce imparato“… per cui, se vuoi su internet si trovano corsi di formazione professionale (anche in MC Academy li puoi trovare) che ti permettaranno di apprendere l’arte della gestione degli eventi e delle location management.

Ma ci sono caratteristiche personali che aiutano nella professione di location manager?

certamente si!

Un location manager, o più in generale chi lavora negli eventi, deve avere una certa dose di creatività per proporre al cliente diverse soluzioni rispetto alle sue esigenze.

Saper ascoltare e comprendere è fondamentale, non c’è imprea più difficile che arrivare a esplicitare le vere richieste del cliente!

Inoltre devi saper mediare e negoziare, ti troverai spesso tra l’incudine e il martello, tra le richieste del cliente (e il suo budget) e i vincoli imposti dalla location, accontentare cliente e location spesso richiede molta abilità.

Una dote fondamentale nel location management è saper essere analitici: budget, limiti, tempi, attività da fare… avere chiaro cosa è necessario fare e comunicarlo a clienti e “proprietari”.

Requisito imprescindibile è saper essere un buon problem solver! ci sono sempre imprevisti, nuove richieste, emergenze… Devi essere open mind e cercare velocemente la migliore soluzione.

In ultimo, come dicono gli inglesi the last but not the least… tanta passione, voglia entusiasmo… Quella che noi mettiamo sempre nel nostro lavoro.

Vuoi trovare la location giusta per il tuo evento? Contattaci ora!

Contattaci senza nessun impegno, comprenderemo insieme come poter trovare la location giusta per te!