Organizza eventi aziendali per fare diventare la tua azienda protagonista!

Eventi aziendali come strumento di comunicazione e marketing della tua impresa

L’organizzazione di eventi aziendali è un elemento strategico nella comunicazione e nel marketing di molte aziende,  dato che l’organizzazione di un evento riesce a far percepire la tua organizzazione come una azienda leader nel tuo settore, migliorandone da subito l’immagine, ecco perchè utilizzare un evento come strumento di comunicazione e marketing.

Gli eventi aziendali sono fondamentali nella comunicazione e nella creazione di valore dato che, grazie agli eventi, si creano forti relazioni con i propri clienti.

In particolare l’organizzazione di eventi diventa una leva fondamentale per creare una forte intimacy con il proprio cliente.

La creazione di una relazione stabile con i propri clienti è un elemento fondamentale per poter creare una barriera all’uscita dei tuoi clienti, i quali troveranno nel “tuo mondo”, il “loro mondo”.

L’organizzazione di un evento si esso business o leisure è una cosa piuttosto complessa.

l’evento va pensato e organizzato esattamente come se si trattasse di una campagna di comunicazione. E anzi spesso deve farne parte come Clou, come apertura, o come conclusione della stessa campagna.

Per organizzare un evento è necessario identificare il processo di realizzazione

I passi principali necessari per organizzare un evento utile alla tua comunicazione al tuo marketing possono essere definiti come segue:

• definizione del target  di comunicazione
• budget per la realizzazione dell’evento
• identificazione  del tipo di evento
• organizzazione dell’evento
• comunicazione dell’evento

tutti questi step per la realizzazione di un evento che sia realmente utile alla tua comunicazione al tuo marketing, possono diventare elementi vincenti.

Definizione del target di comunicazione

Gli eventi aziendali possono essere organizzati per dare una specifica immagine della tua impresa.

Ad esempio puoi organizzare un evento aziendale per comunicare ai tuoi clienti la tua “appartenenza” ad un territorio, oppure puoi organizzare un evento aziendale per dare alla tua forza vendita un momento di aggregazione.

Il target comunicativo dell’evento è fondamentale e deve tenere conto del posizionamento della tua azienda  oppure del posizionamento  che la tua azienda vorrebbe appunto comunicare e al quale aspira.

Per questo la scelta del target di comunicazione dell’evento è uno step fondamentale, deve essere coerente con il marketing della tua impresa del tuo  Brand.

Queste sono scelte strategiche e devono essere definite grazie ad uno studio attento e approfondito.

Budget per la realizzazione dell’evento aziendale

questo è solitamente un tasto dolente, poiché la realizzazione di eventi può diventare anche molto costosa

definire un budget fin dall’inizio è elemento dirimente rispetto a tutte  le scelte che dovrai andare a fare durante tutti gli step successivi

il budget deve essere adeguato all’ambizione che ti poni,  in particolare deve essere adeguato è sufficiente per raggiungere gli obiettivi che ti sei posto con target di comunicazione marketing.

non necessariamente un evento deve essere estremamente dispendioso.  Si possono creare eventi anche con budget piuttosto ridotti,  e però necessario avere chiaro, come detto, quale sia il tuo target

ovviamente se il tuo target una delimitazione geografica specifica, sarà più facile organizzare eventi con livelli di budget anche piuttosto bassi.

anche se il mio target è estremamente mirato, sarà possibile organizzare eventi che diano alla tua comunicazione un elevato valore a fronte di investimenti anche piuttosto bassi.

Identificazione del tipo di evento

in relazione al target che vuoi raggiungere ai tuoi obiettivi e al tuo budget dovrai identificare un tipo di evento specifico che sia capace di raccogliere e di ottenere tutti gli obiettivi che ti sei proposto.

I tipi di eventi sono infiniti, andiamo dalle convention aziendali, agli aperitivi con i clienti, lancio di prodotti alla presentazione di campionari raduni motociclistici Ma qualsiasi cosa che in fondo preveda l’aggregazione di più persone attorno ha un oggetto comunicativo.

Ovviamente se vuoi dare alla tua forza vendita una spinta e farli sentire parte del tuo Brand, il l’evento più adatto è quello di realizzare una convention aziendale, magari organizzando un team Building.

Se invece la tua azienda si occupa di turismo inbound in un determinato territorio gli eventi  a cui dovrai partecipare potranno essere fiere nei paesi  da cui ti aspetti il maggior numero di visitatori , Ad esempio in epoca di covid,  in Liguria avrà come target principali il nord Italia Toscana ed Emilia per questo dovrà partecipare o dovrà realizzare eventi in quel territorio.

Se invece sei una pasticceria che produce specifici dolci, come ad esempio i canestrelli, la partecipazione ad eventi quali il campionato del mondo del canestrello, potrebbe essere una vetrina importante, per la tua attività.

Organizzazione di eventi aziendali

la parte organizzativa di un evento è fondamentale nella realizzazione dei tuoi desideri e soprattutto nel raggiungimento dei tuoi obiettivi.

l’organizzazione dell’evento  come elemento di marketing,  è lo step più complesso di tutto il processo.

A questo punto abbiamo identificato il nostro target abbiamo definito il nostro budget e sappiamo che tipo di evento vogliamo organizzare.

Questi step sono normalmente realizzati all’interno dell’organizzazione della tua azienda o della tua associazione, magari coadiuvati da consulenti esperti.

Organizza l’organizzazione vera e dell’evento  è demandata a professionisti Capaci di realizzare l’evento e farlo diventare un successo.

L’organizzazione interna della tua azienda, può coadiuvare aiutare presente in tutte le fasi dell’organizzazione, ma può non essere il braccio armato per la vera e propria organizzazione.

se vuoi che il tuo evento sia un elemento di comunicazione marketing vincente, durante l’organizzazione,  dovrai tener conto di molteplici aspetti.

l’organizzazione di un evento non si limita al momento in cui l’evento si realizza Ma l’evento ha un pre evento,  l’evento in sé, cioè il periodo in cui l’evento si svolge, che può essere un’ora, come più giorni, e un post evento.

saper sfruttare e organizzare tutti gli elementi che fanno parte di questi tre momenti ti permette di sfruttare l’evento come elemento di comunicazione e marketing del tuo Brand della tua azienda o della tua organizzazione quale essa sia.

L’organizzazione delle pre-evento

l’organizzazione di un evento prevede tutta la preparazione l’organizzazione e le scelte che questo evento comporta.

immaginiamo di organizzare una convention aziendale, che abbia come duplice target quello di gasare la tua forza vendita e al contempo di dare di te all’esterno un’immagine di azienda  coesa.

Quindi come target ai due elementi e la tua comunicazione deve tenere conto.

In particolare dovrai prevedere un’ottima organizzazione dei momenti di coesione della tua forza vendita dei momenti di comunicazione all’esterno, attraverso i social attraverso il sito web o attraverso gli organi di informazione, di quanto la tua azienda capace di essere un luogo in cui è bello poter lavorare.

questi due target, che sembrano piuttosto semplici, hanno invece una lavorazione molto complessa pertanto spesso è meglio affidarsi a Professionisti del settore capaci di organizzare e gestire tutte le fasi di un evento.

L’organizzazione dell’evento prevede molte scelte, che si possono effettuare solo avendo chiaro quale possa essere il budget a disposizione.

Ecco di seguito alcune scelte che possono essere fondamentali nella realizzazione del tuo evento come elemento di marketing e comunicazione:

• Scelta della location perfetta per i tuoi eventi aziendali
• scaletta eventi
• scelta del catering
• scelta delle attività di Team Building
• definizione dei trasferimenti
• etc.

Scaletta dell’evento o storyboard

Per il nostro evento dobbiamo definire una scaletta, che può essere molto semplice ma anche molto complessa.

Pensa alla realizzazione di un aperitivo aziendale in cui ci sono solo alcuni momenti da considerare o piuttosto pensa di dover organizzare una convention aziendale strutturata su più giorni.

Solo per gestire un evento aziendale come un aperitivo dobbiamo prevedere una scaletta, che seppur semplice deve prevedere:

• l’invito
• il momento dell’accoglienza in loco
• l’aperitivo
• un momento conviviale
• un momento istituzionale

Adesso immagina una convention aziendale su più giorni, in cui dovrai pensare, oltre a molti dei punti elencati precedentemente, anche a:

contrariamente i giorni aperitivo aziendale uno dei demoni momenti in cui nell’organizzazione dovremmo pensare quindi a che tipo di

• Organizzare tutte le cene e i pranzi
• I momenti di Team Building che vogliamo proporre
• I pernottamenti
• Gli spostamenti
• I momenti di formazione
• I momenti istituzionali

Oltre a tutto questo, se tra i nostri target ci fosse l’obiettivo di una comunicazione verso l’esterno, come ad esempio, comunicare che lavorare per la nostra impresa è una cosa “super”, allora dovremmo prevedere anche una scaletta realizzativa della comunicazione, delle riprese etc.

Pertanto dovrai pianificare una campagna di comunicazione che prevederà, a seconda dei nostri target:

• l’uso dei social media
• la presenza sui giornali locali o riviste di settore
• L’aggiornamento del sito aziendale

L’evento come strumento di comunicazione e marketing della tua azienda

Come si può intuire da questo breve e non esaustivo articolo, organizzare eventi è piuttosto complesso, soprattutto se vuoi utilizzare l’evento come strumento di comunicazione e marketing.

Pertanto è sempre consigliabile per le aziende, affidarsi a professionisti del settore, capaci di gestire tutti i singoli step organizzativi in modo da farli diventare elementi vincenti.

Mare Consulting e Riccardo Grassi si occupano di organizzazione di eventi da almeno 20 anni, in diversi settori: dagli aperitivi aziendali, alle grandi fiere internazionali come il Salone Nautico, passando per organizzazione di eventi ludici, feste, vernissage, Expo commerciali e la gestione di location.

Kel 12, National Geographic Expeditions, Axpo, sono solo alcuni dei moltissimi clienti che Mare Consulting Events e i suoi partner stanno gestendo.

La nostra squadra altamente professionale si prenderà cura di ogni dettaglio, dalla pianificazione dell’itinerario alla gestione logistica, offrendo tutti i servizi chiavi in mano, garantendo che tu possa concentrarti sul tuo team e sugli obiettivi dell’evento.

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